就活でOB訪問や面接の日程調節などの連絡でメールを用いてコミュニケーションをとる場面があると思います。しかし、SMSやLINE、DＭなどでやり取りをすることが主流になっている今、メールを使ったことがあまりないという方がほとんどなのではないでしょうか。そこで、今回は就活でメールを送るときに気を付けるべきマナーを５つに分けて紹介します。

【メールを送る時の５つのマナー】

メールを送る時に守るべき５つのマナーを説明します。この５つのマナーはビジネスメールの基本です。社会人になってから必要になる知識なので押さえておきましょう。

1. 誤字脱字には細心の注意をする

誤字脱字は防ごうと思ったら防げるものです。それゆえ、誤字脱字がある状態で送ってしまうと、相手には雑に書いたことが伝わってしまいます。あまりに誤字脱字が目立つものは、相手を不快にさせかねません。なので、メールを送る前には必ず、表記ミスがないかを確認しましょう。

特に注意しなければならないのは、相手の会社名や氏名です。これらの間違いは誤字脱字の中でも特に失礼に当たるので、細心の注意を払いましょう。また、会社名表記のミスとプラスして「株式会社」が会社名の前なのか後なのかも必ずチェックしましょう。

2. 適度に改行をする

改行なしのメールは読み手を疲れさせてしまいます。メールでは区切りの良いところで改行をするようにしましょう。短文であれば2行、長文であれば1行で改行が望ましいでしょう。また、意味のかたまりごとに1行空けると読みやすくなります。

3. 件名を見ただけで、メールの概要が分かるようにする

社会人は1日に何十通・何百通ものメールをやり取りしています。自分に関係のないメールだと判断したら、開封すらしないこともあります。このように件名が分かりづらい、すぐに返信が返ってこないこともあります。なので、メールの件名は送り主が誰かすぐにわかり、かつ要件が一目でわかるようなものにすることを心がけましょう。

おすすめの方法として、自分の名前と要件をまとめて盛り込む方法です。これによって、メールの緊急性や重要性が相手に伝わり、きちんと返信が返ってくる可能性が高まります。

例）

件名：【OB訪問のお願い】○○大学の○○です。

件名：【面接の日程調節につきまして】○○大学の○○です。　　など

4. 返信は24時間以内にできるようにする

返信はできるだけ早く送れるように心がけましょう。遅くても24時間以内には必ず返信をするようにしましょう。面談の日程調整にしてもOB訪問にしても、皆さんがメールのやりとりしている社会人は業務が忙しいなか皆さんのために時間を作っていただいています。日程調整のメールヘの返信が遅れてしまったら、仕事のスケジュール管理にも支障をきたす可能性があります。なので、なるべくメールへの返信はできるだけ早くする必要があります。

しかし、メールを夜の時間に送るのはマナー違反となります。どうしてもすぐに連絡を取らなければいけない場合を除いて、会社の営業時間が終わる前にメールを送るようにしましょう。

5. 文面の最初は宛名を、締めは署名をする

どんなメールでも、文面の最初には宛名を書き、締めの部分には署名を書きましょう。

宛名の例）

　○○株式会社

　新卒採用グループ

　○○ ○○様

署名の例）

----------------------------

　○○大学　○○学部

（氏名）

　Mail:

　TEL:

----------------------------

　メールの最後にあたる署名は、「所属の大学」「学部」「氏名」「メールアドレス」

　「電話番号」を書きましょう。

【まとめ】

皆さんが送ったことのあるメールはこれらのことが守れていましたでしょうか？今後も企業にメールを送ることがある際は参考にしてみてください！